Responsable Administration Projet – Haiti – H/F, Alliance for International Medical Action · Afronex
Alliance for International Medical Action
Responsable Administration Projet – Haiti – H/F
Contrat
CDD
Lieu
Haïti🇭🇹
Rémunération
Selon grille
Publié le
31 octobre 2025
Description du poste
À la suite d’une mission exploratoire menée fin 2023, ALIMA a officiellement ouvert sa mission en Haïti en février 2024. Le pays traverse depuis plusieurs années une crise multidimensionnelle, aggravée depuis 2021 par une détérioration sécuritaire majeure. Ce contexte instable prive une grande partie de la population d’un accès aux soins, que ce soit en raison de déplacements forcés ou de la fermeture/dysfonctionnement des structures de santé.
Forte de son expérience, ALIMA a déployé des cliniques Mobiles aussi bien dans certains quartiers de la capitale, comme Cité Soleil, que sur des sites de déplacés, notamment au Champ de Mars et à Delmas. Grâce à son acceptation communautaire et à la pertinence de ses interventions face aux besoins réels de la population, ALIMA amorce aujourd’hui une phase de sédentarisation, notamment dans la commune de Cité Soleil. Cette implantation permet de renforcer l’offre de soins, en particulier en santé sexuelle et reproductive (SRH) et en prise en charge des violences sexuelles. Parallèlement, ALIMA poursuit et développe une approche communautaire visant à améliorer l’accès aux soins de santé.
Dans les mois à venir, ALIMA maintiendra ses activités mobiles tout en consolidant ses structures fixes, en élargissant son champ d’action en SRH et en pédiatrie. Son intervention s’étendra progressivement dans la zone métropolitaine de Port-au-Prince ainsi qu’en province. La prise en charge nutritionnelle, depuis le dépistage jusqu’au traitement, sera intégrée de manière transversale à chacun de ses axes stratégiques. De plus, ALIMA accompagnera les acteurs locaux dans la réponse aux violences sexuelles.
Lieu de mission : Port-au-Prince
PROTECTION DES BÉNÉFICIAIRES ET DES MEMBRES DE LA COMMUNAUTÉ
Niveau 3 : Dans le cadre de ses fonctions, le ou la titulaire du poste sera amené·e à visiter les programmes et être en contact avec des enfants ou/et des adultes vulnérables. Par conséquent, la vérification du casier judiciaire ou la présentation d’un certificat de bonne vie et mœurs sera nécessaire. Dans les situations où l’impossibilité de fournir un casier judiciaire ou un certificat de bonne vie et mœurs est constatée, une déclaration sur l’honneur sera demandée.
LIENS FONCTIONNELS ET HIERARCHIQUES
Il·Elle rend compte au Coordinateur ou à la Coordinatrice Projet (responsable hiérarchique) et au Coordinateur ou à la Coordinatrice des Finances et des RH (responsable technique).
Il·Elle encadre des assistants administrateur des terrains.
MISSIONS ET ACTIVITES PRINCIPALES
Le ou la RAP a pour objectif général d’assurer la gestion des ressources humaines et des ressources financières du projet conformément aux obligations légales et aux politiques, standards et procédures ALIMA et de ses bailleurs de fonds.
Il·Elle est responsable d’une part, d’organiser la gestion administrative du personnel (national et international) et d’en superviser la gestion qualitative, et d’autre part, de décliner, valoriser et gérer les moyens financiers nécessaires à la mise en œuvre des décisions opérationnelles.
Dans ses différents domaines d’intervention le ou la RAP devra s’assurer :
du respect des règles et procédures ALIMA décidées pour le pays
de la bonne organisation fonctionnelle des ressources sur ses terrains
du suivi de l’utilisation des moyens mis à sa disposition(dépenses et engagements)
de l’adéquation en nombre, compétences et affectations des RH administratives
d’appuyer, encadrer son équipe
1.Comptabilité
Objectif : Le Responsable Administration Projet est le garant de l’application des règles de sécurité des fonds, du respect des procédures et de la lisibilité des dépenses sur sa base.
Mise en œuvre des procédures : sécurité de l’argent (gestion des caisses, des transferts, des avances), engagement des dépenses (procédures d’achats, validation et organisation des paiements, suivi des paiements réguliers).
Suivi des affectations comptables (codes comptables, projets, codes bailleurs) à travers le suivi des tableaux d’allocation par les bailleurs de fonds.
Gestion des caisses, Coffre et banques de son projet
S’assurer de l’enregistrement comptable (en propre ou délégué à un assistant), classement des pièces comptables, réalisation de la clôture terrain mensuelle, et envoi mensuel des pièces comptables en coordination.
Réception des comptabilités corrigées par la capitale, analyse des écarts, actions correctives.
Mettre en place un système de scannage régulier et systématique des pièces comptables
2.Gestion de la trésorerie
Objectif : Assurer en permanence un niveau de trésorerie nécessaire au déroulement du projet
Suivi des soldes bancaires,caisses et coffre sur le projet
Connaissance du circuit d’approvisionnement, analyse des risques financiers
Anticipation des dépenses et demande de trésorerie mensuelle.
Proposition des soldes minimum nécessaires sur chaque caisse Coffre et banque du projet.
Assurer les mesures de sécurité des mouvements de fonds et ajuster si nécessaire en fonction du contexte.
3.Gestion générale des moyens
Objectif : Mettre en place les éléments nécessaires au suivi de l’utilisation des ressources matérielles.
Gestion administrative des structures et véhicules (choix, organisation, contrats, intendance, assurance…).
Participation à l’élaboration du cadre d’approvisionnement pour son terrain.
Récolte et analyse des informations de gestion non budgétaires (activités, consommations, donations, etc.).
En lien avec les responsables d’activités, création et analyse d’indicateurs de gestion des ressources afin de garantir l’utilisation des fonds conformément aux contrats de financement et aux mesures correctives proposées.
Tient à jour l’archivage administratif du projet.
4.Gestion budgétaire
Récolte de toutes les informations nécessaires concernant les activités et les ressources
Participation, sous la responsabilité du Coordinateur ou de la Coordinatrice Finances et RH et du Coordinateur ou de la Coordinatrice Terrain, à la mise en forme et la traduction budgétaire des éléments de gestion de ressources
Analyse, en lien avec le Coordinateur ou la Coordinatrice Terrain, des suivis budgétaires mensuels généraux et spécifiques (axes analytiques), alertes éventuelles, propositions d’actions correctives, et reporting auprès du Coordinateur Finances et RH.
Elaborer le prévisionnel de son projet par contrat de financement et suivre, Alerter le Coordinateur ou la Coordinatrice en cas de Gap
5.Gestion administrative du personnel
Paie et cotisations sociales
Est responsable de la paie mensuelle des salariés de son ou ses projets
Est responsable de la mise à jour des dossiers du personnel et de leur archivage électronique
Veille, sous la responsabilité du coordinateur ou de la coordinatrice Finances et RH à la diffusion des documents de référence RH au personnel et en assure le respect des principes (règlement intérieur, politiques RH incluant la politique de protection contre les abus de pouvoir et les violences sexistes et sexuelles)
Contrats de travail et suivi
Assure le suivi les congés annuels du personnel de son ou ses projets
Assure le suivi de tous les événements administratifs (congés de circonstance, etc)
Recrutement
Est le garant du suivi des procédures de recrutement sur le projet
Assure la partie RH et administrative des recrutements de ses projets selon la politique de recrutement ALIMA en vigueur, faire appel au coordinateur ou à la coordinatrice RH en cas de doute ou blocage
Participe aux entretiens des collaborateurs de niveau 1 à 8 (entretien RH)
6.Gestion qualitative du personnel
Composition des équipes
Assure la mise à jour régulière des organigrammes et est force de proposition dans les réorganisations éventuelles
Aide à la réalisation des descriptions de postes et s’assure de leur mise à jour par les responsables d’équipes
Bilans individuels
Rappelle au responsable d’équipe au moins 3 mois avant la fin de contrat de faire un bilan avec le collaborateur
S’assure que le document de support utilisé pour le bilan est le dernier partagé par la coordination
Participe à l’élaboration d’un plan de formation de son projet
Est responsable de l’organisation et du suivi du plan de formation sur le projet
Communication interne et représentation du personnel
Diffuse l’information au personnel sur l’association et la mission
Organise des réunions du personnel
Participe à la résolution des conflits de travail en collaboration avec les coordinateurs.trices projets, les responsables d’équipes et le coordinateur ou la coordinatrice RH
7.Mise en oeuvre des mesures de protection contre les abus de pouvoir, les violences sexistes et sexuelles:
Participe aux formations et aux séances de sensibilisation
Applique les standards relatifs à la prévention des abus
Assure que les membres de son équipe suivent les formations et les séances de sensibilisation et appliquent les règles de prévention des abus
Contribue à créer et maintenir un environnement épanouissant et protecteur
Expériences / Formation
Expériences :
Expérience d’au moins 01 an sur un poste similaire avec un même volume d’activité (budget d’au moins 1M€)
Expérience dans un contexte d’intervention comparable (humanitaire médical)
Expérience en termes de gestion d’équipe et de développement du personnel
Formation :
Diplôme d’études supérieures en administration, en gestion financière et/ou en gestion des ressources humaines souhaité
Parfaite maîtrise du package MS Office, en particulier Excel et bonne maitrise de SAGA et Homere atouts importants
Qualités du candidat :
Capacité d’analyse, d’organisation et d’écoute
Sens critique et force de proposition
Rigueur, autonomie et curiosité
Flexibilité et gestion du stress
Capacité à travailler en équipe dans des contextes multiculturels
Langues
Bonne maîtrise du français (lu, écrit, parlé) indispensable
L’anglais est un atout
Salaire
Durée et type de contrat : 5 mois avec possibilité de renouvellement
Salaire : selon expérience + perdiem
ALIMA prend en charge :
Les frais de déplacements entre le pays d’origine de l’expatrié et le lieu de mission
Les frais d’hébergement
La couverture médicale du premier jour de contrat à un mois après la date de départ du pays de mission pour l’employé(e) et ses ayants droit.
L’évacuation pour l’employé(e) et ses ayants droit.
