Description du poste
Información general sobre INSOFundada en 2011, International NGO Safety Organisation (INSO) es una organización internacional no gubernamental sin ánimo de lucro que apoya a los trabajadores de ayuda humanitaria mediante el establecimiento de plataformas de coordinación de la gestión de riesgos en contextos inseguros. INSO ofrece a las ONG registradas una serie de servicios gratuitos, como seguimiento de situaciones en tiempo real, informes analíticos, datos y cartografía relacionados con la seguridad humanitaria, apoyo a la gestión de crisis, orientación y formación del personal.INSO presta apoyo diario a más de 1000 ONG en una veintena de países. INSO tiene su sede en La Haya (Países Bajos), la ciudad internacional de la paz y la justicia.INSO ColombiaINSO Colombia inició operaciones en octubre de 2024. La oficina central está ubicada en Bogotá.Objetivo general del cargo:El Asistente de Operaciones brinda apoyo administrativo y técnico a los procesos de logística, adquisiciones, cumplimiento, gestión de instalaciones, seguridad y soporte en procesos de Recursos Humanos, asegurando que las operaciones diarias del país se desarrollen de manera eficiente y conforme a las políticas institucionales. Este rol respalda la implementación de procedimientos, mantiene documentación y registros actualizados, coordina actividades operativas básicas y apoya al equipo en tareas clave relacionadas con personal, proveedores, activos, cumplimiento normativo y soporte general a las operaciones del programa.Principales deberes y responsabilidadesRecursos Humanos (apoyo operativo)* Apoyar en reclutamiento, contratación e incorporación, incluyendo vacantes, entrevistas, contratos y formularios obligatorios. * Mantener y actualizar registros de personal, licencias, permisos, vacaciones, organigramas y datos en Cezanne/HRIS. * Dar soporte en seguimiento de desempeño, períodos de prueba, nómina, beneficios y horas extra. * Atender consultas básicas de personal y canalizar temas complejos; apoyar acciones de salvaguardia según directrices institucionales. * Contribuir a recopilación de datos e indicadores para revisiones salariales y ejercicios de COLA.Adquisiciones y Logística* Aplicar regulaciones de adquisiciones y logística, gestionar documentación, cotizaciones y proveedores. * Coordinar entrega de bienes/servicios y actualizar la base de datos de proveedores. * Colaborar en estudios de mercado local, implementación de política de flota e insumos para reportes a donantes.Seguridad y Protección* Apoyar implementación y actualización del plan interno de seguridad. * Mantener registros de capacitaciones, orientaciones y documentaciones de seguridad. * Coordinar inducciones de seguridad para personal y visitantes; asegurar cumplimiento básico de estándares en instalaciones y activos.Desarrollo de Capacidades e Informes* Apoyar capacitaciones y sesiones de actualización para el personal. * Asistir en implementación de nuevas políticas y procedimientos. * Mantener actualizada la página de SharePoint con información relevante.Asuntos Legales y Cumplimiento* Gestionar documentación para registro formal de la organización, permisos de trabajo/visas y cumplimiento tributario. * Apoyar controles internos, auditorías y seguimiento a recomendaciones. * Coordinar consultas legales básicas y remitir temas relevantes a la asesoría correspondiente. * Apoyar logística de visitas, misiones o despliegues de personal internacional.Otras Funciones* Realizar cualquier otra tarea acorde con el puesto y nivel del cargoPerfil requeridoRequisitos esenciales* Mínimo 2 años de experiencia en un puesto similar de operaciones. * Dominio de herramientas de Microsoft Office, incluyendo Excel y Word, y buen manejo de Outlook, SharePoint y otras plataformas de gestión documental. * Experiencia en gestión de bases de datos de personal y control documental (expedientes, contratos, certificaciones). * Español nativo y dominio mínimo de inglés a nivel profesional. * Título técnico o tecnológico en Gestión Administrativa, Recursos Humanos, Logística, Administración, Contabilidad o áreas afines.Deseable* Experiencia en el sector humanitario. * Diploma en Gestión de Recursos Humanos. * Formación en legislación laboral colombiana y seguridad social. * Capacitación complementaria en gestión documental, procesos administrativos, compras o sistemas de información. * Curso en Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).Competencias clave* Organización – Capacidad de gestionar prioridades y tareas eficientemente bajo supervisión. * Rigor – Atención al detalle y habilidad para procesar gran volumen de información con precisión. * Colaboración – Trabajo efectivo en equipo, buenas habilidades interpersonales y comunicación empática. * Integridad – Capacidad de mantener confidencialidad, ser diplomático y actuar con ética. * Respeto – Compromiso con los valores y principios humanitarios, y sensibilidad hacia la diversidad cultural.Política de protección de INSOINSO está plenamente comprometida con la contratación, selección e investigación de antecedentes seguras de todos los posibles nuevos miembros del personal, administradores y voluntarios, y garantizará el cumplimiento riguroso de nuestro Código de Conducta y nuestra Política de Salvaguardia a lo largo de todo el proceso de contratación.Condiciones de empleo* Periodo de inicio deseado: mayo de 2026 (Preferiblemente) * Lugar de contratación: Bogotá * Tipo de contrato: contrato laboral a término fijo * Salario base mensual: $3.571.000 COPHOW TO APPLYPresente su solicitud en [email protected] haciendo referencia a «OPS Assistant COL» en el asunto del correo electrónico.Las candidaturas deberán presentarse en español y en formato PDF:* Una carta de presentación en la que especifique cómo cumple los requisitos obligatorios, su motivación para presentar su candidatura y lo que espera aportar a INSO. (Máximo 1 página) * Un CV (Máximo 2 páginas)Sólo nos pondremos en contacto con los candidatos preseleccionados.Gracias por su interés en INSO.