Finance Officer

Місце роботи: КиївДата початку: Лютий-Березень 2026Тривалість контракту: 6 місяців (включаючи 3-місячний випробувальний термін) з можливим подовженням у разі наявності фінансуванняОрганізація «Людина в біді» здійснює свою діяльність в Україні з початку серпня 2014 року і з того часу, гуманітарні програми швидко розширюються. У цей час, «Людина в біді» є однією з основних гуманітарних організацій в Україні, яка надає нейтральну і незалежну гуманітарну допомогу людям, які постраждали від конфлікту.PIN є роботодавцем, який надає рівні можливості, тому заявки приймаються від усіх кваліфікованих кандидатів без розрізнення за будь-якими ознаками, включаючи расу, етнічну приналежність, національність, вік, релігію, інвалідність, сексуальну орієнтацію, статеву ідентичність та інші. PIN приймає заявки від представників різних груп та цінує різноманіття.Опис загальних обов'язківВнутрішні відносини:* Працює в бухгалтерській програмі MS NAVISION (далі – NAVI) та програмі з погодження та архівації MS ELO (далі – ELO) у ролі Finance Officer – mission economy * Розподіляє витрати місії (зарплати національних співробітників та операційні витрати місії) між діючими проектами відповідно до інструкцій лінійного менеджера та HoFAD – у таблицях Excel по проекту FALCO (таблиця 1) для експорту даних в NAVI – щомісячно, дотримуючись встановлених лінійним менеджером строків; * Здійснює підбір кодування ліній для таблиць з алокації витрат; * Перевіряє повноту та коректність відображення даних в NAVI – вибірково після експорту даних, за запитом FC/HoFAD перед звітуваннями донору, закриттям фінансового року, тощо; * Готує таблиці розподілу прогнозованих витрат місії в форматі Excel по проекту FALCO (таблиця 2) для даних в NAVI – на певний період зі щомісячною ревізією даних, які корелюють з даними таблиць BvA (бюджет у порівнянні з витратами) у полях для прогнозування (таблиця 3). Слідкує за своєчасним оновленням даних в таблицях BvA – щоразу при створенні/оновленні BvA таблиці співробітниками відділу; * На запит співробітників відділу, створює нові таблиці BvA для нових проектів; * Бере участь в створенні карток імплементації, в Excel для екcпорту в NAVI, на новий календарний рік та/або для нових проектів; * В ELO, у ролі FO - RDD - UKR000, узгоджує документи у статусі Check and approve invoice (авансові та фінальні інвойси, накладні), Check and approve Purchase Order (закупівельні ордери), CDI (відомості на виплату бенефіціарам); * Допомагає лінійному менеджеру та HoFAD у процесі підготовки документів для аудитів, донорських перевірок, відповідей на інші запити, аналітики під час підготовки піврічного аналізу економіки місії, тощо * Створює презентації та матеріали для публікації у каналах Відділу фінансів за завданнями лінійного менеджера та HoFAD * Виконує будь-які інші завдання відділу, згідно розпоряджень лінійного менеджера та HoFAD.Зовнішні відносини:* З метою моніторингу витрат за діючими проектами та прогнозування витрат на певний період, співпрацює з регіональними директорами, менеджерами, іншими утримувачами бюджетів та отримує інформацію, потрібну для прогнозування витрат та іншу інформацію потрібну для аналітики та розподілу витрат між проектами.Характерні обов'язки та відповідальність* Дотримується правил фінансової безпеки, особливо правил конфіденційності; * Забезпечує нерозголошення конфіденційної інформації організації та персональних даних співробітників або третіх осіб, що стали відомі у процесі виконання службових обов’язків; * Надає допомогу співробітникам фінансового та HR відділу з приводу незначних питань, згідно з розпорядженням лінійного керівника та HoFAD; * Відповідає за коректність та повноту наданої інформації; * Забезпечує вчасне та ефективне виконання доручених завдань, завчасно обговорює терміни виконання завдань при неможливості їх своєчасного виконання ; * Невідкладно надає необхідну інформації безпосередньому керівнику; * Забезпечує вчасне та ефективне впровадження плану заходів департаменту/проекту та оперативне надання всієї необхідної інформації безпосередньому керівнику. * Працівник несе відповідальність за якість виконання своїх обов'язків відповідно до посадової інструкції, трудового договору та чинного законодавства України, включаючи Кодекс законів про працю України (КЗпП). * Працівник зобов’язаний негайно інформувати керівництво про обставини, які можуть вплинути на якість або строки виконання завдань. * Працівник зобов’язаний виконувати вимоги Політики стосовно місцевого персоналу та Правил внутрішнього трудового розпорядку, додержуватись Інструкцій з безпеки, виробничої санітарії та гігієни праці Протипожежної безпеки, та інших обов’язкових інструкцій та процедур, що стосуються його роботи. * Роботодавець має право давати працівнику також інші завдання в межах його повноважень та спеціалізації. * У випадку великої кількості різних завдань, що мають бути виконані Працівником у той самий час, Працівник повинен виконувати в першу чергу найбільш термінові та важливі завдання. Пріоритетність визначається з урахуванням термінів виконання та впливу завдань на діяльність організації. У разі потреби працівник може звернутися до безпосереднього керівника для уточнення пріоритетів або отримання додаткових вказівок щодо розподілу навантаження.Доступ до конфіденційної інформації* Працівник має доступ до конфіденційної інформації або інформації з обмеженим доступом у межах своїх посадових обов'язків. * До обов'язків працівника входить обробка, зберігання та використання інформації, що належить до категорії конфіденційної або з обмеженим доступом, лише в межах його посадових обов'язків. * Працівник може отримати доступ до таких видів інформації- фінансові данні, касові документи, персональні данні працівників та бенефіціарів, партнерів та третіх осіб, що стали відомі у процесі виконання службових обов’язків тощо. * Працівник зобов'язується забезпечувати конфіденційність інформації з обмеженим доступом та комерційної таємниці відповідно до вимог внутрішніх нормативних документів компанії та Політики про нерозголошення Конфіденційної інформації. * Працівник зобов'язаний утримуватися від розголошення конфіденційної інформації третім особам, за винятком випадків, коли таке розголошення прямо передбачено його посадовими обов'язками або отримано письмове погодження від керівництва. * У разі порушення вимог щодо збереження конфіденційності або розголошення інформації з обмеженим доступом, працівник несе дисциплінарну відповідальність відповідно до законодавства України, включаючи можливість звільнення на підставі ст. 147–149 та п. 14 ст. 40 Кодексу законів про працю України. * Працівник зобов'язаний ознайомитися та дотримуватись вимог щодо конфіденційності, визначених у відповідних внутрішніх документах компанії, зокрема Політики про нерозголошення Конфіденційної інформації. * Працівник підписує документи, що підтверджують ознайомлення з переліком інформації, що становить обмежений доступ, і зобов'язується виконувати відповідні вимоги.Необхідний досвід та кваліфікація:* Вища освіта (бакалавр або вище) фінанси, бухгалтерський облік, економіки або подібна спеціальність; * Досвід роботи від 2-3 років у фінансах, бухгалтерії, адміністративній роботі, перевага роботи в NGO; * Рівень англійської - Intermediate; * Здатність працювати в умовах жорстких дедлайнів; * Базове розуміння українського законодавства; * Навички роботи з ПК (офісний пакет Microsoft), поглиблені навички роботи з Excel; * Командний гравець із сильними навичками міжособистісного спілкування; * Навички самоорганізації, відповідальність та уважність до деталей.Ми пропонуємо:* Конкурентну заробітну плату за шкалою заробітної плати PIN * Можливості професійного розвитку за допомогою різноманітних заходів зі збільшення потенціалу, таких як тренінги, семінари та інше * 28 днів щорічної відпустки + 3 новорічних бонусних дні відпустки. * Можливість працювати один день на тиждень віддалено для офісних працівників. * Оплата проживання та добових для робочих поїздок за межі регіону закріпленого офісу та/або у випадках надмірних відстаней чи часу в дорозі, відповідно до політики People in Need щодо відряджень. * Надання ноутбука, мобільного телефону (включно з SIM-картами з передплаченим тарифом) та брендованої продукції People in Need (рюкзак, термокружка, блокнот, портативний зарядний пристрій). * Офіси People in Need обладнані всіма необхідними засобами безпеки та енергонезалежності з безперервним доступом до інтернету. * Безкоштовна кава, чай, молоко та вода в офісах. * Мультикультурна та дружня атмосфера в команді, близько 300 співробітників у програмі в Україні.HOW TO APPLYPlease send clearly marked CV and Motivation letter in English to [email protected] . Please note, only the shortlisted candidates will be contacted. Written test and interviews will be conducted on a rolling basis and the vacancy will be closed when filled.Please note that PIN does not charge a fee at any stage of its recruitment process.We support the principles of inclusiveness and non-discrimination in the selection process. You can submit an anonymized resume - without specifying your name, age, gender, photo or other personal data. Such resumes will be reviewed on a general basis in accordance with professional experience and qualifications.